Instytucje Programowe

Zgodnie z podstawą prawną Programu, przedstawiciele uczestniczących państw podjęli decyzję o ustanowieniu następującej struktury na potrzeby wdrażania Programu, składającej się zarówno z elementów wspólnych, jak i z krajowych instytucji.

Funkcje zarządzania realizowane są przez następujące instytucje:

• Wspólny Komitet Monitorujący (WKM);
• Instytucję Zarządzającą (IZ) mieszczącą się w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej;
• Instytucję Krajową (IK) w Polsce, mieszczącą się w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej;
• Instytucję Krajową (IK) w Federacji Rosyjskiej, mieszczącą się w Ministerstwie Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej – współpraca zawieszona.
• Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) powołany jako Instytucja Pośrednicząca (IP), mieszczący się w Olsztynie w ramach struktur Centrum Projektów Europejskich;
• Oddział w Kaliningradzie (Federacja Rosyjska) – współpraca zawieszona.

Funkcje kontrolne realizowane będą na następujących poziomach:

• Niezależni audytorzy, którzy będą wybierani przez beneficjentów projektów i którzy będą odpowiedzialni za weryfikację wydatków na poziomie projektu;
• IZ i WST, które będą wspomagane przez Kontrolne Punkty Kontaktowe (KPK) w każdym kraju:
  w Polsce: Centrum Projektów Europejskich;
  w Federacji Rosyjskiej: Ministerstwo Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej – współpraca zawieszona.

Funkcje audytowe realizowane będą przez następujące instytucje:

• Instytucję Audytową (IA) – Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w Ministerstwie Finansów Rzeczypospolitej Polskiej;
• Grupę Audytorów (GA), składającą się z przedstawicieli następujących instytucji:
  Ministerstwa Finansów Rzeczypospolitej Polskiej;
  Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej – współpraca zawieszona.

Wspólny Komitet Monitorujący

WKM jest głównym organem decyzyjnym w ramach Programu. WKM odpowiada za jakość i efektywność realizacji Programu.

Skład Wspólnego Komitetu Monitorującego

WKM składa się z przedstawicieli każdego kwalifikowanego regionu, władz centralnych oraz przedstawicieli wyznaczonych przez każdy kraj biorący udział w Programie. Każde państwo będzie mieć jeden głos, niezależnie od liczby członków.

Zadania Wspólnego Komitetu Monitorującego

WKM odpowiada za śledzenie procesu wdrażania Programu i postępów w realizacji jego priorytetów za pomocą obiektywnie weryfikowalnych wskaźników oraz przypisanych im wartości docelowych wskazanych w treści Programu. WKM analizuje wszelkie kwestie mające wpływ na proces wdrażania Programu. WKM przysługuje prawo wydawania rekomendacji dla IZ w odniesieniu do wdrażania i oceny Programu. WKM monitoruje działania podejmowane w konsekwencji przyjmowanych przezeń rekomendacji.

WKM realizuje w szczególności następujące zadania:

• zatwierdzanie programu prac IZ oraz planu finansowego, włączając planowane wykorzystanie pomocy technicznej;
• monitorowanie realizacji programu prac i planu finansowego przez IZ;
• zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów przeznaczonych do finansowania
  w ramach Programu;
• odpowiedzialność za procedurę oceny i wyboru projektów przeznaczonych
  do finansowania w ramach Programu;
• podejmowanie ostatecznej decyzji dotyczącej zatwierdzenia lub odrzucenia wniosków projektowych oraz podejmowanie decyzji dotyczącej przyznania takim wnioskom ostatecznych kwot;
• zatwierdzanie wszelkich propozycji zmian Programu;
• analizowanie wszelkich przekazywanych przez IZ raportów oraz, w razie konieczności podejmowanie stosownych działań;
• analizowanie wszelkich kwestii spornych zgłaszanych przez IZ;
• analizowanie i zatwierdzanie sprawozdania rocznego Programu;
• analizowanie i zatwierdzanie rocznego planu monitorowania i oceny Programu;
• analizowanie i zatwierdzanie rocznych planów informacji i komunikacji Programu.

Funkcjonowanie Wspólnego Komitetu Monitorującego

WKM podejmował będzie decyzje w drodze konsensusu. Każde państwo dysponować będzie jednym głosem, niezależnie od liczby członków z prawem głosu w jego delegacji. Szczegółowe informacje na temat funkcjonowania WKM są opisane w Zasadach Postępowania (ZP) WKM, które zostały przyjęte jednomyślnie podczas pierwszego posiedzenia.

Obradom WKM będą przewodniczyć przedstawiciele obydwu państw uczestniczących w Programie (IK) i przewodnictwo będzie zmieniać się corocznie. Przedstawiciel WST pełnił będzie rolę sekretarza WKM.

Posiedzenia WKM odbywać się będą tak często, jak będzie to konieczne, nie rzadziej jednak niż raz do roku. Posiedzenia powinny być zwoływane przez IZ lub na uzasadniony wniosek
ze strony któregoś z mianowanych członków WKM bądź KE. WKM może również podejmować decyzje w drodze procedury obiegowej z inicjatywy IZ bądź któregoś z państw uczestniczących w Programie. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek niezgodności, każdy z członków będzie miał prawo żądać przedyskutowania danej decyzji podczas posiedzenia.

WST odpowiedzialny jest za funkcjonowanie sekretariatu oraz za organizację posiedzeń WKM. Po zakończeniu każdego posiedzenia sporządzany będzie protokół, który następnie przekazywany będzie wszystkim członkom celem zatwierdzenia. Ostateczna wersja protokołu przekazywana będzie każdemu członkowi i każdemu obserwatorowi.

IZ oraz IK udzielały będą wsparcia członkom WKM w zakresie pozyskiwania wiz.

Instytucja Zarządzająca

Rolę IZ pełni Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej. IZ odpowiada w szczególności za zarządzanie Programem zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie, że decyzje WKM pozostają w zgodzie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.

Organizacja Instytucji Zarządzającej

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej pełni funkcję Instytucji Zarządzającej. Zgodnie z zasadą podziału funkcji, IZ dzieli się na niezależne pod względem funkcjonalnym jednostki: jednostka ds. operacyjnych, jednostka ds. finansowych, jednostka ds. kontrolnych oraz jednostka ds. płatności. Określone zadania każdej jednostki mogą być przekazywane dalej, ale nie mogą się nakładać.

Urzędnikiem zatwierdzającym jest Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej bądź upoważniony dyrektor lub wicedyrektor Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

WST wspiera IZ w realizacji jej zadań.

Jednostka ds. operacyjnych

Wydział Programowy „Wschód” Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej pełni rolę jednostki ds. operacyjnych. Jej obowiązki obejmują:

• wspieranie działań WKM;
• przekazywanie WKM informacji potrzebnych do wykonywania wyznaczonych zadań, wliczając w to w szczególności dane dotyczące postępów w osiąganiu przez Program oczekiwanych rezultatów i celów (przy wsparciu WST);
• sporządzanie i przekazywanie do Komisji Europejskiej i rosyjskiej Instytucji Krajowej – po zatwierdzeniu przez WKM – rocznych i końcowych raportów operacyjnych;
• dzielenie się z WST, IA, IK oraz beneficjentami informacjami istotnymi z punktu widzenia wykonywania nałożonych na te podmioty zadań bądź z punktu widzenia wdrażania projektów;
• utworzenie i obsługiwanie systemu komputerowego pozwalającego na rejestrowanie i przechowywanie danych dotyczących każdego projektu koniecznych z punktu widzenia monitorowania, oceny, zarządzania finansami, kontroli i audytu, włączając w to dane dotyczące indywidualnych uczestników projektu, jeśli zasadne. System powinien dostarczać komplet niezbędnych danych na potrzeby sporządzania wniosków o płatność i sprawozdań rocznych, włączając dane na temat możliwych do odzyskania kwot, kwot odzyskanych oraz kwot obniżonych w następstwie anulowania całości bądź części wkładu w odniesieniu do projektu bądź Programu (we współpracy z jednostkami ds. finansowych i ds. płatności, WST, KPK i IA);
• przeprowadzanie, w stosownych przypadkach, oceny oddziaływania na środowisko na poziomie Programu (przy wsparciu WST);
• wdrażanie planów informacji i komunikacji (z pomocą WST i Oddziału);
• wdrażanie planów monitorowania i oceny (we współpracy z jednostkami finansowych i ds. płatności);
• sporządzanie i uruchamianie naborów wniosków (z pomocą WST);
• zarządzanie procedurami wyboru projektów, przekazywanie głównemu beneficjentowi dokumentów określających warunki wsparcia dla każdego projektu, wliczając w to plan finansowy i termin realizacji (z pomocą WST), a także przekazywanie rekomendacji dotyczących złożonych wniosków do WKM oraz do wiadomości KE (z pomocą WST);
• podpisywanie umów o dofinansowanie i serwisowych, następnie zaś, w razie konieczności, podpisywanie załączników do zawartych umów (ze wsparciem WST);
• zarządzanie budżetem pomocy technicznej.

Jednostka ds. finansów

Wydział Zarządzania Finansowego Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej pełni rolę jednostki ds. finansów. Jej obowiązki obejmują:

• kontrolowanie czy usługi, dostawy lub roboty zostały wykonane, dostarczone lub zainstalowane, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz czy spełniają one mające zastosowanie przepisy prawa, zasady Programu oraz warunki wsparcia projektów (we współpracy z WST i KPK);
• zapewnienie, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu projektu prowadzili odrębny system księgowy lub stosowali odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem;
• sporządzenie deklaracji zarządczej i sprawozdania rocznego;
• sporządzanie i przedkładanie KE wniosków o płatności;
• sporządzanie rocznych/końcowych sprawozdań finansowych w części dotyczącej finansów;
• prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot zmniejszonych po anulowaniu całości lub części dofinansowania;
• wprowadzanie korekt finansowych i działań następczych dotyczących odzyskiwania środków.

Jednostka ds. kontroli

Wydział Systemów Zarządzania i Kontroli Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej pełni rolę jednostki ds. kontroli. Jej obowiązki obejmują:

• zastosowanie skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom finansowym, uwzględniając zidentyfikowane zagrożenia;
• ustanowienie procedur zapewniających przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
• uwzględnianie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA lub na jej odpowiedzialność;
• prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych do KE oraz płatności dokonanych na rzecz beneficjentów.

Jednostka płatnicza

Urzędnikiem księgowym jest główny księgowy Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Wydział Finansowania Programów Współpracy Terytorialnej Departamentu Budżetu Rozwoju Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej RP pełni rolę jednostki płatniczej. Jej obowiązki obejmują:

• utworzenie i prowadzenie dla Programu wydzielonego rachunku bankowego;
• prowadzenie rachunkowości Programu (system rachunkowości musi być systemem wydzielonym i w pełni odrębnym i służyć wyłącznie do księgowania operacji związanych z Programem, dzięki czemu możliwe będzie prowadzenie analiz następczych dla każdego CT, priorytetu i projektu);
• otrzymywanie płatności przekazywanych przez KE;
• dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów i wykonawców;
• wydawanie opinii oraz inicjowanie dokumentów stanowiących podstawę przepływów finansowych, tj. umów, załączników, decyzji, wezwań do zapłaty.

Instytucje Krajowe

IK Federacji Rosyjskiej i Polski współpracują z IZ w okresie przygotowywania i wdrażania Programu oraz odpowiadają za koordynowanie procesu tworzenia Programu i jego wdrażania na własnym terytorium w obszarach zarządzania Programem, kontroli, audytu, nieprawidłowości i odzyskiwania środków. Rosyjska IK odpowiedzialna jest za prawidłowe wdrażanie zapisów porozumienia finansowego w Federacji Rosyjskiej.

Funkcję IK realizowane są przez następujące instytucje krajowe:

• W Polsce: Wydział Systemów Zarządzania i Kontroli Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej,
• W Federacji Rosyjskiej: Ministerstwo Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej, Departament Rozwoju Współpracy Regionalnej i Transgranicznej, jednostka ds. koordynacji i wsparcia prawnego rozwoju współpracy regionalnej i transgranicznej – współpraca zawieszona.

IK wspierają IZ w ramach zarządzania Programem zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. IK realizują m. in. następujące zadania:

• tworzenie i efektywne funkcjonowanie systemów zarządzania i kontroli na poziomie krajowym;
• zapewnianie ogólnej koordynacji instytucji zaangażowanych na poziomie krajowym we wdrażanie Programu, w tym między innymi instytucji działających jako Kontrolne Punkty Kontaktowe oraz jako członkowie Grupy Audytorów;
• reprezentowanie kraju w WKM.

Działania wspomagające realizowane przez IK w ramach zarządzania Programem obejmować mogą następujące czynności:

• udzielanie IZ wsparcia w zakresie przekazywania konkretnych krajowych danych dotyczących wdrażania Programu;
• udzielanie IZ wsparcia w zakresie przeprowadzania konsultacji dotyczących OOŚ na swoim obszarze (ze wsparciem właściwych instytucji), jeśli to konieczne;
• udzielanie IZ/WST wsparcia w zakresie przeprowadzania oceny administracyjnej/ kwalifikowalności (przekazywanie swoich opinii np. na temat kwalifikowalności danego wnioskodawcy/partnera, zgodności danego dokumentu z wymaganiami przepisów prawa krajowego itd.);
• wspomaganie procesu tworzenia oddziału na swoim terytorium, np. poprzez przekazywanie niezbędnych informacji dotyczących: instytucji mogącej pełnić rolę gospodarza oddziału bądź przejąć jego funkcję, a także poprzez udzielanie innych form wsparcia, jeśli takowe będą potrzebne i zostaną uzgodnione;
• udzielanie IZ/WST wsparcia w zakresie pokonywania potencjalnych trudności i wyzwań w trakcie wdrażania projektów w poszczególnych krajach, udzielanie IZ wsparcia w zakresie prewencji, wykrywania i eliminowania nieprawidłowości, wliczając w to nadużycie finansowe oraz odzyskiwanie nienależnie wypłaconych należności wraz z odsetkami zgodnie z umową finansową w przypadku Federacji Rosyjskiej, a w przypadku Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z art. 74 RW oraz ustawodawstwem stron umowy. IK niezwłocznie powiadamiać będą IZ oraz Komisję o tego rodzaju nieprawidłowościach i będą informować je na temat postępów w zakresie związanych z tym postępowań administracyjnych i prawnych. Zakres odpowiedzialności państw uczestniczących z tytułu środków nienależnie wypłaconych na rzecz beneficjenta wskazany został w umowie finansowej w przypadku Federacji Rosyjskiej, a w przypadku Rzeczypospolitej Polskiej w art. 74 RW.

Wsparcie udzielane IZ przez IK w zakresie prewencji, wykrywania i eliminowania nieprawidłowości oraz odzyskiwania należności na ich obszarze obejmować mogą następujące działania:

• prewencja: uczestnictwo w procesie opracowywania wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów projektów itd.;
• wykrywanie: samodzielna weryfikacja zarządzania i/lub wsparcie weryfikacji zarządzania IZ/WST, samodzielna weryfikacja wydatków bądź wsparcie weryfikacji wydatków prowadzonej przez IZ (funkcja Kontrolnego Punktu Kontaktowego);
• działania naprawcze: wspieranie IZ w ramach wdrażania działań naprawczych w odniesieniu do stwierdzonych nieprawidłowości;
• niezwłoczne zgłaszanie IZ wszelkich nieprawidłowości;
• zdefiniowanie, wspólnie z IZ, skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom, które mają być wdrożone na ich obszarze;
• udzielanie IZ wsparcia w zakresie odzyskiwania płatności od beneficjentów projektów (podmiotów prywatnych i publicznych) działających na ich obszarze, a także innych form wsparcia, jeśli takowe będą potrzebne i zostaną uzgodnione.

W przypadku rosyjskiej IK, warunki dotyczące odpowiedzialności z tytułu kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom działającym w ramach rosyjskiej części Programu – w sytuacji, gdy odzyskanie tych kwot okaże się niemożliwe – a także mechanizmy odzyskiwania tego rodzaju kwot, ustalone zostaną w Umowie Finansowej pomiędzy Federacją Rosyjską a Unią Europejską.

Wspólny Sekratariat Techniczny i Oddział WST

IZ utworzyła Wspólny Sekretariat Techniczny powołany jako Instytucja Pośrednicząca, w celu realizacji praktycznej części wdrażania Programu. WST wspiera IZ, WKM oraz, w stosownych przypadkach, IA, w realizacji przypisanych im funkcji. W szczególności, WST informuje potencjalnych beneficjentów w Federacji Rosyjskiej i Polsce o możliwościach uzyskania finansowania w ramach Programu i udziela pomocy beneficjentom w trakcie realizacji projektów. WST funkcjonuje w ramach państwowej jednostki Centrum Projektów Europejskich.

Zaleca się, aby pracownicy z całego obszaru Programu uczestniczyli w działaniach WST. WST i Oddział współpracują ze społeczeństwem i stronami zainteresowanym nie tylko w języku angielskim, ale również w języku polskim i rosyjskim.

Koszty funkcjonowania WST pokrywane będą z budżetu PT Programu.

WST odpowiedzialny jest za realizację następujących zadań:

• udzielanie wsparcia w organizacji naborów wniosków;
• udzielanie wsparcia strukturom zarządzającym Programem (WKM, IK, KPK, GA itd.);
• udzielanie wsparcia wnioskodawcom i beneficjentom;
• przekazywanie informacji na temat Programu i promowanie go;
• działania komunikacyjne i informacyjne oraz udzielanie IZ pomocy w zakresie zarządzania projektami oraz monitorowania wdrażania projektów, włączając wspieranie beneficjentów obydwu państw;
• przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących realizacji projektów i Programu, w szczególności dokumentów dotyczących wydatków i kontroli wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.

Oddział WST i jego funkcje – współpraca zawieszona

W wyniku podjęcia decyzji przez państwa uczestniczące, utworzony został Oddział w Kaliningradzie (Rosja). Oddział funkcjonuje we współpracy i pod nadzorem WST. W oparciu o rekomendację rosyjskich krajowych i regionalnych władz, organizacją goszczącą Oddział jest kaliningradzka regionalna organizacja „Centrum Wsparcia Inicjatyw Trangranicznych”. Jej rola obejmuje między innymi:

• konsultowanie się z krajowymi i regionalnymi instytucjami w sprawach związanych
  z Programem, na ich wniosek;
• wdrażanie planu informacji i komunikacji;
• wykonywanie działań w zakresie komunikacji i informacji zgodnie z komunikacyjną strategią Programu, rocznymi planami komunikacji oraz wymaganiami określonymi
  w rosyjskich przepisach prawa oraz w Wytycznych UE w zakresie Widoczności we współpracy z WST;
• wspieranie IZ w zakresie przygotowania rozmaitych dokumentów Programu, w tym wytycznych dotyczących zaproszeń do składania ofert i działań następczych
  w zakresie wdrożenia projektów;
• uczestniczenie w kontrolach administracyjnych i weryfikacjach kwalifikowalności wnioskodawców znajdujących się w Rosji;
• organizacja wydarzeń Programu na terytorium rosyjskim, finansowanych z budżetu pomocy technicznej Programu oraz finansowanie udziału władz rosyjskich w tych wydarzeniach;
• monitorowanie działań dotyczących projektów wdrażanych na terytorium Rosji;
• uczestniczenie w procesie ewaluacji wdrożonych projektów;
• konsultowanie się z potencjalnymi uczestnikami programu w zakresie prawnych warunków udziału w programie, zarządzania projektami itd., udzielanie im pomocy
  w zakresie szukania partnerów i przygotowywania propozycji projektów;
• przekazywanie informacji IZ, WST i partnerom projektu dotyczących polskich
  i rosyjskich przepisów prawa;
• monitorowanie wdrażania zasad wizualizacji Programu przez partnerów projektów na rosyjskim obszarze;
• udzielanie wsparcia w organizacji posiedzeń WKM oraz innych ważnych wydarzeń Programu;
• gromadzenie danych w celu poprawienia jakości monitorowania projektów;
• inne zadania wspierające IZ i WST w ramach ich codziennej realizacji Programu;
• udzielanie wsparcia IK i KPK w Federacji Rosyjskiej w ramach realizowanych przez nie zadań;
• przekazywanie informacji, konsultacje i wsparcie na rzecz partnerów projektu oraz udzielanie wskazówek potencjalnym wnioskodawcom i beneficjentom/partnerom;
• wspomaganie krajowych i regionalnych instytucji w zakresie ich pracy wykonywanej w ramach Programu;
• wspomaganie IZ i WST w kontaktach z rosyjskimi beneficjentami;
• rosyjski Oddział będzie wysyłać sprawozdania dotyczące realizacji Programu
  do instytucji rosyjskich co kwartał oraz na ich wniosek.

Instytucja Audytowa i Grupa Audytorów

IA zapewnia prowadzenie audytów systemu zarządzania i kontroli Programu, na podstawie stosownej próby projektów oraz rocznych sprawozdań finansowych Programu.

Funkcję IA w Programie sprawuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Ministerstwa Finansów Rzeczypospolitej Polskiej. Funkcję IA pełni Sekretarz lub Podsekretarz Stanu
w Ministerstwie Finansów. W praktyce zadania IA wykonywane są za pośrednictwem departamentu Ministerstwa Finansów (Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej) i właściwych Urzędów Kontroli Skarbowej na poziomie wojewódzkim
(w Polsce).

Instytucja Audytowa pozostaje niezależna od Instytucji Zarządzającej oraz od Kontrolnych Punktów Kontaktowych (KPK). Funkcje IA, IZ i KPK realizowane są przez organy od siebie niezależne i odrębne.

Wszelkie organy audytowe pozostają w każdych okolicznościach w pełni niezależne
w ramach realizowanych zadań audytowych w stosunku do IZ, KPK oraz WST, a także do innych organów zaangażowanych we wdrażanie Programu.

Każde z państw uczestniczących wskazało minimalne kwalifikacje i zakres doświadczeń wymagany od członków GA wybranych przez to państwo, a także od audytorów realizujących obowiązki w zakresie audytu. Każda z wyżej wymienionych osób musi posiadać kwalifikacje pozwalające jej przeprowadzać audyty.

Instytucja Audytowa w szczególności:

• zapewnia prowadzenie audytów systemów zarządzania i kontroli, stosownej próby projektów oraz rocznych sprawozdań finansowych Programu;
• w przypadku audytów przeprowadzanych przez podmiot inny niż IA, zapewnia takiemu podmiotowi niezbędną niezależność funkcjonalną;
• zapewnia, aby czynności audytowe były zgodne z uznanymi międzynarodowo standardami audytu;
• w ciągu 9 miesięcy od podpisania umowy finansowej przedkłada Komisji Europejskiej strategię audytu na potrzeby przeprowadzania audytów. Strategia audytu określa metodę kontroli rocznych sprawozdań finansowych i projektów, metodę doboru próby do audytów projektów oraz plan audytów na bieżący rok obrotowy i dwa następne lata obrotowe. Strategia audytu jest aktualizowana corocznie począwszy od 2017 r. do 2024 r. W przypadku, gdy wspólny system zarządzania i kontroli ma zastosowanie do więcej niż jednego Programu, dla Programów tych można przygotować jedną strategię audytu. Uaktualnioną strategię audytu przedkłada się Komisji Europejskiej wraz z rocznym sprawozdaniem z Programu;
• sporządza opinię pokontrolną na temat rocznych sprawozdań finansowych
  za poprzedni rok obrotowy, a także roczne sprawozdanie z audytu.

Grupa Audytorów

Członkowie GA udzielają wsparcia IA w zakresie oceny krajowej części systemu zarządzania i kontroli oraz w trakcie przeprowadzania próbnych kontroli wydatków w ramach projektu. GA wspomaga też IA w zakresie opracowania strategii audytu Programu – bądź to poprzez jej wspólne przygotowywanie bądź też poprzez zatwierdzenie strategii przygotowanej przez IA.

W skład GA wchodzi przedstawiciel każdego z uczestniczących państw. Przewodniczącym GA będzie przedstawiciel IA.

W skład GA wchodzą wyznaczeni pracownicy służby cywilnej reprezentujący następujące instytucje i stanowiska:

• Polska: Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (Ministerstwo Finansów, Departament Ochrony Interesów Finansowych UE);
• Federacja Rosyjska: Ministerstwo Finansów – współpraca zawieszona.

Podczas posiedzeń GA omawiane będą następujące zagadnienia dotyczące przeprowadzania audytów:

• strategia audytu (łącznie z metodą próbkowania, metodologią audytów rocznych sprawozdań finansowych oraz projektów itd.);
• opinia pokontrolna nt. rocznych sprawozdań finansowych;
• roczne sprawozdanie z audytu;
• inne istotne zagadnienia poruszane przez członka(-ów) GA.

Kontrolne Punkty Kontaktowe

KPK tworzone są w każdym z państw uczestniczących w celu udzielania wsparcia Instytucji Zarządzającej w zakresie weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjentów.

Każdy z krajów uczestniczących ustanowił KPK. Funkcję KPK realizują następujące instytucje:

• w Polsce – Centrum Projektów Europejskich;
• w Federacji Rosyjskiej – Ministerstwo Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej, Departament Rozwoju Współpracy Regionalnej i Transgranicznej – współpraca zawieszona.

Zadania KPK w Polsce mogą obejmować:

• Sprawowanie nadzoru nad weryfikacją wydatków na poziomie projektu, poprzez:
  Ustalanie kryteriów, jakie będą musieli spełniać audytorzy angażowani przez beneficjentów;
  Zatwierdzanie niezależnych audytorów angażowanych przez beneficjentów;
  Na wniosek IZ – przeprowadzanie kontroli jakości działań audytorów (we współpracy z innymi właściwymi instytucjami) w przypadku jakichkolwiek podejrzeń co do tego, że dany audytor może nie wykonywać pracy w sposób rzetelny;
  Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przeprowadzania szkoleń dla audytorów zaangażowanych przez beneficjentów;
• Udzielanie wyjaśnień IK/WST/IZ w odniesieniu do przepisów krajowych (dotyczących zamówień publicznych, podatku VAT, prawa pracy itd.) we współpracy z właściwymi organami władzy publicznej;
• Udzielanie odpowiedzi na ewentualne prośby o wyjaśnienia składane przez WST/IZ w celu nadania właściwego biegu wnioskom o płatność;
• Udzielanie wsparcia IZ/WST/IK w ramach procedur odzyskiwania należności;
• Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przygotowania treści Wytycznych w zakresie weryfikacji wydatków;
• Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przeprowadzania kontroli na miejscu w projektach na terytorium kraju.

Zadania KPK na terenie Federacji Rosyjskiej – współpraca zawieszona

• Sprawowanie nadzoru nad weryfikacją wydatków na poziomie projektu, poprzez:
  Ustalanie kryteriów, jakie będą musieli spełniać audytorzy angażowani przez beneficjentów;
  Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przeprowadzania szkoleń dla audytorów zaangażowanych przez beneficjentów;
  Na wniosek IZ – przeprowadzanie kontroli jakości działań audytorów (we współpracy z innymi właściwymi instytucjami) w przypadku jakichkolwiek podejrzeń co do tego, że dany audytor może nie wykonywać pracy w sposób rzetelny.
• Udzielanie wyjaśnień IK/WST/IZ w odniesieniu do przepisów krajowych (dotyczących zamówień publicznych, podatku VAT, prawa pracy itd.) we współpracy z właściwymi organami władzy publicznej;
• Udzielanie odpowiedzi na ewentualne prośby o wyjaśnienia składane przez WST/IZ w celu nadania właściwego biegu wnioskom o płatność;
• Udzielanie wsparcia IZ/WST/IK w ramach procedur odzyskiwania należności;
• Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przygotowania treści Wytycznych w zakresie weryfikacji wydatków;
• Udzielanie wsparcia WST/IZ w zakresie przeprowadzania kontroli na miejscu w projektach na terytorium kraju.

Koszty funkcjonowania KPK pokrywane będą z budżetu PT Programu.

Niezależni audytorzy

Wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w załączeniu do wniosku o płatność powinny być sprawdzone przez audytora niezależnego od beneficjenta i niezależnego od IZ/IP. Audytor powinien sprawdzić czy koszty zadeklarowane przez beneficjenta i przychody z projektu są prawdziwe, właściwie zaksięgowane i kwalifikowalne w świetle umowy.

Niezależni audytorzy uprawnieni do kontroli wydatków projektu będą wybierani albo przez beneficjenta i później zatwierdzani przez KPK (w przypadku polskich beneficjentów) albo wybrani przez beneficjenta z listy zatwierdzonej przez właściwy KPK (w przypadku rosyjskich beneficjentów). Niezależni audytorzy powinni działać zgodnie z wymogami kontroli wydatków umowy o dofinansowanie i procedurami Programu dotyczącymi kontroli.