Программа приграничного сотрудничества ПОЛЬША-РОССИЯ 2014-2020

 

Органы управления

В соответствии с нормативно-правовой основой Программы представители стран-участниц решили организовать следующую совместную и национальную институциональную структуру для реализации Программы.

Функции управления осуществляются следующими органами/учреждениями:

  • Совместный мониторинговый комитет (СМК);
  • Управляющий орган (УО), чьи функции выполняет Министерство экономического развития Республики Польша;
  • Национальный орган (НО) в Польше, чьи функции исполняет Министерство экономического развития Республики Польша;
  • Национальный орган (НО) в Российской Федерации, чьи функции исполняет Министерство экономического развития Российской Федерации;
  • Совместный технический секретариат (СТС), назначенный в качестве промежуточного органа (ПО) – входит в структуру Центра европейских проектов и расположен в г. Ольштыне, Польша);
  • Филиал СТС – расположен в г. Калининграде (Российская Федерация).

Функции контроля осуществляются на следующих уровнях:

  • Независимые аудиторы, которые будут выбраны бенефициарами проектов, и которые будут нести ответственность за проверку расходов на уровне проекта;
  • УО и СТС, которым будут оказывать помощь Контактные пункты контроля (КПК) в каждой стране:
    в Польше: Центр европейских проектов;
    в Российской Федерации: Министерство экономического развития Российской Федерации.

Функции аудита осуществляются следующими учреждениями:

  • Орган аудита (ОA), чьи функции исполняет Генеральная инспекция Управления казначейства Министерства финансов Республики Польша;
  • Группа аудиторов (ГА), которая должна состоять из следующих членов:
    Министерство финансов Республики Польша;
    Министерство финансов Российской Федерации.

Совместный мониторинговый комитет

СМК является основным органом Программы, принимающим решения. СМК несет ответственность за качество и эффективность реализации Программы.

Состав Совместного мониторингового комитета

В СМК входят представители всех регионов Программы, национальных властей и представителей, назначенных каждой страны-участницы. Каждая страна имеет один голос, независимо от числа членов СМК.

Обязанности Совместного мониторингового комитета

СМК следит за реализацией Программы и прогрессом в достижении ее приоритетов на основе объективно проверяемых показателей и связанных с ними целевых значений, определенных Программой. СМК рассматривает все вопросы, касающиеся реализации Программы. СМК дает рекомендации УО в отношении реализации и оценки Программы. Он отслеживает действия, предпринятые в результате его рекомендаций.

В частности, СМК:

  • утверждает программу работы и финансовый план УО, в том числе планируемое использование бюджета административных расходов;
  • осуществляет контроль за выполнением УО программы работы и финансового плана;
  • утверждает критерии отбора проектов для финансирования Программой;
  • отвечает за процедуру оценки и отбора проектов для финансирования Программой;
  • окончательно утверждает проекты, а также принимает решение об окончательных суммах, предоставляемых на проекты;
  • утверждает предложения по пересмотру Программы;
  • рассматривает отчеты, предоставляемые УО и, при необходимости, принимает соответствующие меры;
  • рассматривает все спорные вопросы, доводимые УО до его сведения;
  • рассматривает и утверждает годовой отчет Программы;
  • рассматривает и утверждает годовой план мониторинга и оценки Программы;
  • рассматривает и утверждает годовой план по информации и коммуникации Программы.

Функционирование Совместного мониторингового комитета

СМК принимает решения на основе консенсуса. Каждая страна имеет один голос, независимо от количества голосующих членов, входящих в ее делегацию. Более подробная информация о функционировании СМК определена в Регламенте процедур (РП) СМК, который единогласно утверждается в ходе первого совещания СМК.

Председательство СМК осуществляется на основе ежегодной ротации представителями обеих стран, участвующих в Программе (НО). Представитель СТС выступает в качестве секретаря СМК.

Заседания СМК проводятся по мере необходимости, но по крайней мере один раз в год. Заседание созывается УО или после поступления должным образом обоснованного запроса от одного из членов СМК или от ЕК. СМК также может принимать решения на основе письменной процедуры по инициативе УО или страны, участвующей в Программе. В случае возникновения разногласий любой член СМК может потребовать, чтобы решение было обсуждено на заседании.

СТС несет ответственность за организацию заседаний СМК. После каждого заседания составляется протокол, который распространяется среди членов СМК для утверждения. Окончательный вариант протокола направляется каждому члену и наблюдателю СМК.

УО и НО оказывают содействие членам СМК в получении виз.

Управляющий орган

Функция УО возложена на Министерство экономического развития Польши. УО в частности отвечает за управление Программой в соответствии с принципом разумного управления финансами и обеспечения соответствия решений СМК текущим регламентам и положениям.

Организация управляющего органа

Министерство экономического развития Республики Польша исполняет обязанности Управляющего органа. В соответствии с принципом разделения функций в рамках УО должны работать функционально независимые блоки: операционный блок, финансовый блок, блок контроля и платежный блок. Конкретные задачи каждого блока могут быть переданы другому блоку, но не должны дублироваться.

Уполномоченным должностным лицом является заместитель Государственного секретаря Министерства экономического развития Республики Польша или уполномоченный директор или заместитель директора Департамента территориального сотрудничества Министерства экономического развития Республики Польша.

СТС оказывает помощь УО в реализации его полномочий.

Оперативный блок

Программное подразделение «Восток» Департамента территориального сотрудничества Министерства экономического развития Республики Польша действует в качестве оперативного подразделения. В его обязанности входит:

  • поддержка работы СМК;
  • обеспечение СМК информацией, необходимой для выполнения его задач, в частности, данными, относящимися к прогрессу Программы в достижении ожидаемых результатов и целей (при поддержке СТС);
  • составление и, после утверждения СМК, представление ежегодных/финального отчетов в Европейскую Комиссию и российский Национальный орган;
  • обмен информацией с СТС, ОА, НО и бенефициарами, которая имеет отношение к выполнению их задач или реализации проектов;
  • создание и поддержание компьютеризированной системы данных по каждому проекту, необходимых для мониторинга, оценки, финансового управления, контроля и аудита, в том числе, данных об индивидуальных участниках проектов, где это применимо. Система должна обеспечивать все данные, необходимые для составления платежных запросов и годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о возмещаемых средствах, возмещенных суммах и сниженных суммах, после аннулирования всей или части взноса для проекта или Программы (в сотрудничестве с финансовым и платежным блоком, СТС, КПК и ОА);
  • проведение в соответствующих случаях стратегической оценки воздействия на окружающую среду на уровне Программы (при поддержке СТС);
  • внедрение информационно-коммуникационных планов (при поддержке СТС и Филиала СТС);
  • осуществление планов мониторинга и оценки (в сотрудничестве с финансовым и платежным блоком);
  • подготовка и запуск конкурсов заявок (при поддержке СТС);
  • управление процедурами отбора проектов, предоставление ведущему бенефициару документа, устанавливающего условия для поддержки каждого проекта, в том числе плана финансирования и выполнения сроков (при поддержке СТС), а также представление рекомендаций в отношении поданных заявок для СМК и для информации в ЕК (при поддержке СТС);
  • подписание грантов и сервисных контрактов, а затем, в случае необходимости, подписание дополнительных соглашений к заключенным договорам (при поддержке СТС);
  • управление бюджетом административных расходов.

Финансовый блок

Подразделение финансового менеджмента Департамента территориального сотрудничества Министерства экономического развития Польши действует в качестве финансового блока. В его обязанности входит:

  • проверка того, что услуги, поставки или работы были выполнены, доставлены и/или установлены и что расходы, заявленные бенефициарами, были ими понесены в соответствии с действующем законодательством, правилами Программы и условиями поддержки проектов (в сотрудничестве с СТС и КПК);
  • обеспечение того, чтобы бенефициары, участвующие в реализации проекта, имеют либо отдельную систему учета, либо соответствующий бухгалтерский код для всех операций, связанных с проектом;
  • составление декларации управления и годовых резюме на уровне Программы;
  • составление и представление платежных заявок в ЕК;
  • составление финансовой части ежегодных/финального отчетов;
  • ведение учета сумм, подлежащих взысканию, и сумм, уменьшенных после аннулирования части или всего гранта;
  • проведение финансовых корректив и последующих возмещений.

Блок контроля

Подразделение систем управления и контроля Департамента территориального сотрудничества Министерства экономического развития Польши действует в качестве блока контроля. В его обязанности входит: 

  • создание эффективных и соразмерных мер по борьбе с мошенничеством с учетом выявленных рисков;
  • создание процедур для обеспечения наличия всех документов, касающихся расходов и аудиторских проверок;
  • учет результатов всех аудитов, проводимых ОА или под ответственностью ОА при составлении и подаче платежных заявок;
  • ведение компьютеризированного бухгалтерского учета расходов, заявляемых в ЕК, а также выплат бенефициарам.

Платежный блок

Ответственным бухгалтером является главный бухгалтер Министерства экономического развития Польши.

Подразделение финансирования программ территориального сотрудничества Бюджетного департамента Министерства экономического развития Польши действует в качестве платежного блока. В его обязанности входит:

  • создание и ведение единого банковского счета Программы;
  • открытие счетов Программы (бухгалтерская система имеет дело отдельно и исключительно с операциями, связанными с Программой, что позволяет вести аналитику по ТЦ, приоритетам и проектам);
  • получение платежей от ЕК;
  • выполнение платежей бенефициарам и подрядчикам;
  • предоставление заключений по финансовым документам (контрактам, дополнениям к контрактам и т.д.).

Национальные органы

НО Российской Федерации и Польши сотрудничают с УО в период подготовки и реализации Программы и отвечают за координацию процессов подготовки Программы и ее реализации на национальном уровне в сферах управления, контроля, аудита, предупреждения, выявления и устранения нарушений и возмещения ненадлежаще выплаченных средств. Российский НО ответственен за правильное исполнение положений Финансового соглашения в Российской Федерации.

Следующие учреждения выполняют функции НО:

  • в Польше: подразделение систем управления и контроля Департамента территориального сотрудничества Министерства экономического развития Республики Польша,
  • в Российской Федерации: отдел координации и нормативно-правового регулирования развития межрегионального и приграничного сотрудничества Департамента развития регионального и приграничного сотрудничества Министерства экономического развития Российской Федерации.

НО оказывают содействие УО в управлении Программой в соответствии с принципом разумного финансового управления. К обязательствам НО относятся:

  • внедрение и эффективное функционирование СУКП на национальном уровне;
  • обеспечение общей координации работы учреждений, участвующих в реализации Программы на национальном уровне, в т.ч. учреждений, действующих в качестве Контактных пунктов контроля и членов Группы аудиторов;
  • представления страны в СМК.

Помощь НО в управлении Программой может включать:

  • поддержку УО в области предоставления данных, касающихся внедрения Программы на национальном уровне;
  • поддержку УО в области организации консультаций по оценке воздействия на окружающую среду на их территории (при поддержке соответствующих учреждений), если необходимо;
  • поддержку УО/СТС в проведении административной оценки и оценки приемлемости (предоставляя заключение в отношении приемлемости, например, соответствующего заявителя/партнера, соответствия документа национальному законодательству и т.д.);
  • содействие созданию филиала на своей территории, например, предоставление необходимой информации, касающейся учреждения, которое может выполнять обязанности филиала СТС, или другой поддержки, в случае необходимости и по соглашению;
  • поддержку УО/СТС в выполнении возможных заданий и решении проблем с внедрением проектов в соответствующих странах, поддерживая УО в области предупреждения, выявления и коррекции нарушений, включая мошенничество и возврат средств, неправильно выплаченных, вместе с процентами, в соответствии с Финансовым соглашением в случае Российской Федерации и в соответствии со ст. 74 ИР в случае Республики Польша. Органы должны без задержки уведомлять об этих нарушениях УО и информировать его о ходе соответствующих административных и судебных процедур. Ответственность стран-участниц по суммам, ненадлежаще выплаченным бенефициару, изложена в Финансовом соглашении в случае Российской Федерации и в ст. 74 ИР в случае Республики Польша.

Со стороны НО, оказание поддержки УО в вопросах предупреждения, выявления и устранения нарушений, а также возмещения денежных средств на территории страны-участницы Программы могут включать:

  • предупреждение: вклад в разработку руководящих принципов, касающихся приемлемости расходов для бенефициаров проектов и т.д;
  • выявление: верификацию своего собственного управления и/или поддержку проверки управления УО/СТС, проверку своих собственных расходов или поддержку проверок УО (роль Контактного пункта контроля);
  • устранение: поддержку УО в осуществлении исправления обнаруженных случаев нарушений;
  • своевременное уведомление УО о нарушениях;
  • определение совместно с УО эффективных и соразмерных мер по борьбе с мошенничеством, которые необходимо ввести в действие на своей территории;
  • поддержку УО в возвратах сумм от бенефициаров проектов (частных и государственных структур), зарегистрированных на их территории, и другую поддержку, в случае необходимости и по соглашению.

Для российского НО условия возмещения средств, необоснованно уплаченных бенефициарам, осуществляющим проектную деятельность на российской части территории реализации Программы, где эти средства не могут быть возвращены, а также механизмы возмещения будут прописаны в Финансовом соглашении, которое будет заключено между Российской Федерацией и Европейским Союзом.

Совместный технический секретариат и Филиал

УО учреждает СТС, назначенный в качестве Промежуточного органа для осуществления практической реализации Программы. СТС оказывает помощь УО, СМК и, в установленных случаях, ОА в выполнении их функций. В частности, СТС информирует потенциальных бенефициаров в Российской Федерации и Польше о возможностях финансирования в рамках Программы и оказывает помощь бенефициарам при реализации проектов. СТС является частью государственной структуры – Центра европейских проектов (ЦЕП).

Рекомендуется, чтобы в штат СТС были привлечены сотрудники со всей территории Программы. СТС и Филиал СТС совместно осуществляют коммуникацию с общественностью и заинтересованными сторонами на польском и русском языках, в дополнение к английскому языку.

Затраты, связанные с функционированием СТС, покрываются за счет средств бюджета АР.

СТС выполняет перечисленные ниже задачи:

  • поддержка в проведении конкурса заявок;
  • поддержка работы управляющих структур Программы (СМК, НО, КПК, ГА и т.д.);
  • оказание помощи заявителям и бенефициарам;
  • информация и продвижение Программы;
  • коммуникация, информация, помощь УО в области управления проектами и последующей реализации проектов, включая оказание помощи бенефициарам в обеих странах;
  • ведение документооборота (документы, связанные с реализацией Программы и проектов, в частности, документы, касающиеся расходов и контроля, необходимые для обеспечения надлежащего аудита).

Филиал СТС и его функции

Cтраны-участницы приняли решение о создании Филиал в г. Калининграде. Филиал работает в сотрудничестве и под руководством СТС. По рекомендациям российских национальных и региональных властей принимающей организацией для Филиала СТС является калининградская региональная организация «Центр поддержки трансграничных инициатив». Функции Филиала СТС включают:

  • консультирование национальных и региональных органов власти по вопросам, связанным с реализацией Программы, по их просьбе;
  • реализация информационно-коммуникационного плана;
  • выполнение информационно-коммуникационных задач в соответствии с коммуникационной стратегией Программы и годовыми коммуникационными планами, а также требованиями российского законодательства и принципами визуализации ЕС в сотрудничестве с СТС;
  • поддержка УО при разработке различных документов Программы, в том числе для проведения конкурса заявок и последующей реализации проектов;
  • участие в административной оценке и оценке приемлемости заявителей из России;
  • организация мероприятий Программы на территории России, финансируемых из бюджета АР, а также финансовое обеспечение участия представителей российских властей в этих мероприятиях;
  • осуществление мониторинга деятельности проектов, реализуемых на территории Российской Федерации;
  • участие в процессе оценки реализованных проектов;
  • консультации потенциальных участников Программы по вопросам юридических условий участия в Программе, реализации проектов и т.д., оказание помощи в поиске партнеров и подготовке проектных заявок;
  • предоставление информации для УО, СТС и польских бенефициаров по различным вопросам российского законодательства;
  • мониторинг выполнения правил визуализации бенефициарами проектов на территории Российской Федерации;
  • содействие в организации заседаний СМК и других важных мероприятий Программы;
  • сбор информации для повышения качества мониторинга проектов;
  • другие задачи по поддержке УО и СТС в ежедневной реализации Программы;
  • обеспечение поддержки Национальному органу и Контактному пункту контроля в Российской Федерации при выполнении ими своих обязанностей;
  • предоставление информации, консультаций и поддержки бенефициарам проектов, а также оказание помощи потенциальным заявителям и бенефициарам/партнерам;
  • оказание помощи региональным органам власти и НО в их работе с Программой;
  • содействие УО и СТС в их контактах с российскими бенефициарами;
  • направление отчетов о реализации Программы российским НО ежеквартально и по их просьбе.

Аудиторский орган и Группа аудиторов

ОА обеспечивает проведение проверок согласно СУКП, на соответствующей выборке проектов и годовой бухгалтерской отчетности Программы.

Роль ОA в Программе выполняет Генеральная инспекция Управления казначейством Министерства финансов Республики Польша в лице Секретаря или Заместителя секретаря в Министерстве финансов Республики Польша. На практике задачи ОА осуществляются отделом Министерства финансов (Департамент по защите финансовых интересов Европейского Союза) и соответствующими отделениями Управления казначейством, расположенными на уровне воеводств (в Польше).

Орган аудита является независимым от УО, а также от Контактных пунктов контроля (КПК). Функции ОА, УО и КПК выполняются отдельными и независимыми органами.

Все органы аудита в каждом конкретном случае полностью независимы в своей аудиторской работе по отношению к УО, КПК и СТС, а также другим органам, участвующим в реализации Программы.

Каждая страна-участница устанавливает минимальные требования к квалификациям и опыту для назначения членов в ГА и для аудиторов, осуществляющих аудиторские обязанности. Все они должны иметь соответствующую квалификацию для ведения аудиторской работы.

Орган аудита, в частности:

  • обеспечивает проведение проверок согласно СУКП, на соответствующей выборке проектов и годовой бухгалтерской отчетности Программы;
  • в случаях, когда аудит проводится органом, отличным от ОА, должен гарантировать, что этот орган имеет необходимую функциональную независимость;
  • обеспечивает, чтобы работа по аудиту соответствовала международным стандартам аудита;
  • должен представить в Европейскую Комиссию стратегию проведения аудиторских проверок в течение 9 месяцев после подписания Финансового соглашения. Данная стратегия устанавливает методику аудита по годовой бухгалтерской отчетности и по проектам, метод отбора проб для проверок по проектам и планирование проверок в текущем отчетном году и в последующие два отчетных года. Стратегия аудита должна обновляться ежегодно с 2017 года до конца 2024. В случае, если СУКП распространяется на более чем одну программу, для связанных программ может быть подготовлена единая стратегия. Обновленная стратегия аудита должна предоставляться на рассмотрение Европейской Комиссии вместе с годовым отчетом Программы;
  • составляет аудиторское заключение по годовой бухгалтерской отчетности за предшествующий отчетный год и годовой аудиторский отчет.

Группа аудиторов

Члены ГА осуществляют содействие ОА в оценке национальной части системы и во время проведения выборочных проверок расходов по проекту. ГА также помогает ОА в разработке стратегии аудита по Программе путем совместной ее подготовки или одобряет стратегию, подготовленную ОА.

В ГА входит по представителю от каждой страны, участвующей в Программе. ГА работает под руководством представителя АО.

Назначенные государственные служащие, представляющие следующие институты и должности, назначаются в ГА:

  • Польша: Генеральная инспекция Управления казначейства (Министерство финансов Республики Польша, Департамента по защите финансовых интересов ЕС);
  • Россия: Министерство финансов.

На заседаниях ГА обсуждаются следующие темы:

  • стратегия аудита (включая метод выборочного контроля, методологию аудита по годовой бухгалтерской отчетности и по проектам и т.д.);
  • аудиторское заключение по годовой бухгалтерской отчетности;
  • годовой аудиторский отчет;
  • другие вопросы, поднятые членами ГА.

Контактный пункт контроля

КПК организовываются в каждой из участвующих стран в целях оказания поддержки Управляющему органу при проверке расходов, заявленных бенефициарами.

Каждая страна-участница назначает КПК. Следующие учреждения выполняют роль КПК:

  • в Польше – Центр европейских проектов;
  • в Российской Федерации – Министерство экономического развития Российской Федерации, Департамент по развитию регионального и приграничного сотрудничества.

Обязанности КПК в Польше могут включать:

  • наблюдение за проверкой обоснованности расходов на уровне проекта путем:
    установки критериев для аудиторов, нанимаемых бенефициарами;
    одобрения независимых аудиторов по контракту бенефициаров;
    по просьбе УО проведение контроля качества работы аудиторов (в сотрудничестве с другим соответствующим учреждением) в случае каких-либо подозрений в том, что работа аудитора не является надежной;
    помощь СТС/УО в проведении тренингов для аудиторов, нанимаемых бенефициарами;
  • предоставление уточнений в НО/СТС/УО по национальным правилам (закупок, НДС, трудового права и т.д.) в сотрудничестве с соответствующими государственными органами;
  • ответы на возможные запросы от СТС/УО в целях надлежащей обработки платежных требований;
  • поддержка УО/СТС/НО в процедурах возврата финансовых средств;
  • поддержка СТС/УО в разработке документа Руководство по проверке расходов;
  • помощь СТС/УО при выполнении проверок проектов на национальной территории.

Обязанности КПК в Российской Федерации включают:

  • наблюдение за проверкой обоснованности расходов на уровне проекта путем:
    установки критериев для аудиторов, нанимаемых бенефициарами;
    помощь СТС/УО в проведении тренингов для аудиторов, нанимаемых бенефициарами;
    по просьбе УО проведение контроля качества работы аудиторов (в сотрудничестве с другим соответствующим учреждением) в случае каких-либо подозрений в том, что работа аудитора не является надежной;
  • предоставление уточнений в НО/СТС/УО по национальным правилам (закупок, НДС, трудового права и т.д.) в сотрудничестве с соответствующими государственными органами;
  • ответы на возможные запросы от СТС/УО в целях надлежащей обработки платежных требований;
  • поддержка УО/СТС/НО в процедурах возврата финансовых средств;
  • поддержка СТС/УО в разработке документа Руководство по проверке расходов;
  • помощь СТС/УО при выполнении проверок проектов на национальной территории.

Затраты на функционирование КПК покрываются за счет бюджета АР Программы.

Независимые аудиторы

Расходы, заявленные бенефициарами в поддержку запроса платежа, должны рассматриваться аудитором, независимым от бенефициара и УО/СТС. Аудитор проверяет, являются ли реальными затраты и выручка от реализации проекта, заявленные бенефициаром, правильно ли они зафиксированы и соответствуют ли грантовому контракту.

Независимые аудиторы, которые вправе проверять расходы по проектам, будут выбраны либо бенефициаром, а затем одобрены КПК (в случае польских бенефициаров), либо выбраны бенефициаром из списка, одобренного соответствующим КПК (в случае российских бенефициаров). Независимые аудиторы должны действовать в соответствии с требованиями о проверке расходов, предусмотренными контрактом, и процедурами контроля Программы.